Zorientovat se v seznamu úkolů pomohou písmena
Nezbytným základem pro používání metody ABCD je nastudování nástroje Seznamy úkolů, který poradí, jak vytvářet seznamy a jak s nimi dále pracovat v rámci plánování. S již vytvořeným seznamem úkolů a aktivit, například denním, je možné dále pracovat podle metody ABCD. Metoda je velmi jednoduchá a jejím největším přínosem je získání přehledu o důležitosti jednotlivých úkolů a snadnější stanovování priorit.
Co nástrojem získáte?
- přehled o důležitosti úkolů
- snadněji stanovíte priority
- soustředíte se na důležité úkoly a nebudete plýtvat časem na nedůležitých
Jaké cíle si stanovit?
- pravidelně pracovat se seznamem úkolů
- na konci každého dne třídit úkoly na následující den podle metody ABCD
1. PRINCIP METODY ABCD
Metoda ABCD je analogií Eisenhowerova principu. Jednotlivá písmena určují důležitost a naléhavost úkolů, jak z pohledu času, tak z pohledu důsledků pro vás nebo pro celou firmu. U této metody písmena A jsou primárně prioritami, nejsou to pouze úkoly neodkladné operativy, nýbrž důležité cíle, tzv. „velké kameny“ práce i života. V denním plánování to jsou nejdůležitější úkoly dne.
2. CO ZNAMENAJÍ JEDNOTLIVÁ PÍSMENA
A důležité z pohledu přínosu či možných negativních dopadů (a naléhavé z pohledu času)
B důležité z pohledu důsledků (a nenaléhavé z pohledu času)
C důležité, ale někdo je může vykonat místo vás, možná i lépe a rychleji
D nedůležité a nenaléhavé z pohledu důsledků, mohou však být důležité pro vlastní spokojenost
Charakteristiku úkolů patřících pod určité písmeno najdete podle uvedeného výše klíče v nástroji Eisenhowerův princip.
3. POČET PÍSMEN A BARVY
Podle svých potřeb si můžete přidat další písmena. Například „E = důležité pro rodinu“. Brian Tracy, který popsal princip fungování této metody v knize „Snězte tu žábu!“ používá písmeno E pro úkoly, jež není nutné vůbec dělat a je možné je vymazat. Efektivnější však bude, když takové úkoly rovnou škrtnete nebo vymažete, než je označovat a teprve potom mazat.
Písmenům můžete přiřadit i určité barvy.
TIP
Používejte 4 – 6 písmen, tedy i barev.
Čím více písmen a barev budete používat, tím více bude seznam působit chaoticky a vyvolávat bezradnost.
4. PLÁNOVÁNÍ A PRÁCE S PÍSMENY
Vždy na konci každého dne nebo týdne, když zpracujete seznam úkolů pro následující období, projděte všechny položky seznamu a označte je písmeny. Pokud tak činíte na papíře, je dobré nechat si z levé strany seznamu širší okraj, obdobně jako ve školním sešitě a tam psát písmena. Vytvořený sloupec bude přehlednější pro oči. V seznamu se jistě objeví více úkolů typu ABCD, označte jejich pořadí čísly, opět podle důležitosti. Nejdůležitější bude A1, další v pořadí A2 a tak dále.
Písmena A jsou priority, nejdůležitější úkoly dne. Začínejte pracovat nejprve na úkolech typu A. Na ně soustřeďte svou energii. Pro dobrý pocit je důležité dokončit aspoň jeden takový úkol denně.
Máte-li splněné všechny A úkoly nebo na nich nemůžete z nějakého vážného důvodu pracovat, pusťte se do úkolů B. Tak pokračujte až úkolům nižší důležitosti.
Pravidlem je, že pokud máte v seznamu nesplněný nějaký A úkol, neměli byste se pouštět do B úkolů, pokud zůstávají nějaká B, nepřecházejte k C. Tím je zaručen postup práce od priorit až po úkoly nižší důležitosti. V praxi však někdy tento sled musíte porušit, například když čekáte na informace potřebné k úkolu A, bez kterých úkol není možné dokončit.
TIP
Jednoduché menší projekty, ke kterým máte tištěné dokumenty, je možné vložit do eurosložek a zaklapnout je do kroužkového pořadače. Na jednotlivé složky pak můžete nalepit post-it s písmenem A, B, C, D.
SHRNUTÍ
Metoda ABCD je analogií Eisenhowerova principu.
Vytvořte si vlastní systém barev dle důležitosti a naléhavosti.
Na konci pracovního dne projděte položku po položce v seznamu úkolů a přidělte jim odpovídající písmeno.
Začínejte od úkolů s největší důležitostí a naléhavostí, tedy od úkolů typu „A“ a postupujte k dalším.
Kam dále?
Eisenhowerův princip Salámová technika Myšlenkové mapy Kompromis a koncensus Asertivní povinnosti
Příprava na obtížný rozhovor Jak vést hodnotící rozhovory? Produktivní vyjadřování Produktivní dotazování Asertivní práva
Technika sebeotevření Základy obtížných rozhovorů Struktura obtížného rozhovoru Nepříjemný tělesný pach Brainstorming
Inovátor - týmové role Příklad práce s lidmi v týmu Příklad špatně sestaveného týmu Naslouchání a motivace Základy motivace
Zmocnění a motivace Facilitace Rolestorming Osbornův seznam Scamper
Individuální Brainstorming Negativní brainstorming Tři role Walta Disneye Plánování projektů podle metody GTD Brainwriting
Simplex proces Vývojový diagram Analýza silových polí Porterův model PEST analýza - příklad
PEST analýza USP analýza Účast na veletrhu Příprava před veletrhem Model AIDA na veletrhu
Analýza cílového trhu Rozpočet veletržní účasti Identifikace a popis rizik Přijatelnost rizika Metoda semafor
Analýza rizik Katalog rizik Systém řízení rizik Jak vytvořit myšlenkovou mapu Tři role a myšlenkové mapy
Šest myslitelských klobouků Catwoe Jak definovat problém? SQUID