Plánování projektů podle metody GTD

Model přirozeného plánování

Plánování je jednou z klíčových činností projektového řízení. Sofistikovaných metod v této oblasti existuje mnoho. Často jsou však zbytečně komplikované, svádí k přemíře opatrnosti a z časového hlediska nejsou příliš efektivní. Sice se říká „dvakrát měř a jednou řež“, avšak plánovat lze i jednoduše a bez zbytečného „okecávání“. Americký kouč David Allen ve své knize „Getting Things Done“ (odtud zkratka GTD) právě takový jednoduchý způsob plánování projektů popisuje – jedná se o tzv. model přirozeného plánování.

5 kroků modelu

1. Definice cíle, záměru a zásad

Nejprve se tedy zamyslíme nad tím, proč a za jakým účelem chceme projekt realizovat. V této fázi je současně vhodné si určit mantinely, které v průběhu realizace projektu nemůžeme překročit.

2. Představa o hotové práci

Zapojte svou fantazii a zkuste si živě představit, jaké to bude, pokud projekt dopadne dobře. Pochvala od šéfa, finanční ohodnocení, zmínka v regionálním tisku či jiných médiích o tom, jak dobře svou práci děláte… Tento bod je nejen skvělou motivací, ale také odrazovým můstkem pro první nápady a myšlenky.

3. Brainstorming

V návaznosti na druhý bod si začneme zaznamenávat všechny myšlenky, které nás v souvislosti s realizací projektu napadnou. Mohou být chaotické, nahodilé, ale vše se může hodit. Vhodnou pomůckou jsou v tomto směru myšlenkové mapy.

Brainstorming můžete provádět buď sami (viz nástroj Individuální brainstorming), ale také ve skupině čili s členy projektového týmu.

4. Uspořádání

Nyní je čas všechny své nápady a myšlenky uspořádat, vyřadit ty, které se opakují, které nejsou přínosné, vhodné či jinak podstatné. Můžeme je zkombinovat, rozdělit do skupin nebo seřadit dle různých kritérií (čas, náklady apod.). Také zde nám mohou pomoci myšlenkové mapy.

5. Určení jednotlivých kroků

V tomto bodě si již stanovíme konkrétní činnosti, které nás dovedou k cíli projektu.

1. stanovit datum (porada s vedením firmy)
2. vypracovat předběžný program
3. zamluvit catering
4. kontaktovat pořadatelskou agenturu (zajištění zábavy)
5. pivovar (zapůjčení stanů, stolů, lavic, pivní stánek)
6. ….