Všechny pracovní úkoly je možné rozdělit do tří skupin. Rutinní úkoly, tvůrčí a komunikační. Měřítkem pro rozdělení jsou 
jejich nároky na koncentraci, energii a emoční zatížení. Pokud některé činnosti nedokážete zařadit k těmto třem, vytvořte si vlastní skupinu. Rozdělení činností a úkolů do skupin napomůže lepšímu plánování, kdy pouze nezapisujete úkoly do plánu dne, ale počítáte i se svou proměnlivou výkonností během dne. Výkonnostní vrcholy a propady jsou ryze individuální záležitostí, proto je vhodné vypracovat si vlastní Osobní výkonnostní křivku. Výsledky využijete při Denním plánování, Týdenním plánování nebo při práci se Seznamy úkolů.