Zorientovat se v seznamu úkolů pomohou písmena

Nezbytným základem pro používání metody ABCD je nastudování nástroje Seznamy úkolů, který poradí, jak vytvářet seznamy a jak s nimi dále pracovat v rámci plánování. S již vytvořeným seznamem úkolů a aktivit, například denním, je možné dále pracovat podle metody ABCD. Metoda je velmi jednoduchá a jejím největším přínosem je získání přehledu o důležitosti jednotlivých úkolů a snadnější stanovování priorit.

Co nástrojem získáte?

  • přehled o důležitosti úkolů
  • snadněji stanovíte priority
  • soustředíte se na důležité úkoly a nebudete plýtvat časem na nedůležitých

Jaké cíle si stanovit?

  • pravidelně pracovat se seznamem úkolů
  • na konci každého dne třídit úkoly na následující den podle metody ABCD

1. PRINCIP METODY ABCD

Metoda ABCD je analogií Eisenhowerova principu. Jednotlivá písmena určují důležitost a naléhavost úkolů, jak z pohledu času, tak z pohledu důsledků pro vás nebo pro celou firmu. U této metody písmena A jsou primárně prioritami, nejsou to pouze úkoly neodkladné operativy, nýbrž důležité cíle, tzv. „velké kameny“ práce i života. V denním plánování to jsou nejdůležitější úkoly dne.

2. CO ZNAMENAJÍ JEDNOTLIVÁ PÍSMENA

A důležité z pohledu přínosu či možných negativních dopadů (a naléhavé z pohledu času)
B důležité z pohledu důsledků (a nenaléhavé z pohledu času)
C důležité, ale někdo je může vykonat místo vás, možná i lépe a rychleji
D nedůležité a nenaléhavé z pohledu důsledků, mohou však být důležité pro vlastní spokojenost

Charakteristiku úkolů patřících pod určité písmeno najdete podle uvedeného výše klíče v nástroji Eisenhowerův princip.

3. POČET PÍSMEN A BARVY

Podle svých potřeb si můžete přidat další písmena. Například „E = důležité pro rodinu“. Brian Tracy, který popsal princip fungování této metody v knize „Snězte tu žábu!“ používá písmeno E pro úkoly, jež není nutné vůbec dělat a je možné je vymazat. Efektivnější však bude, když takové úkoly rovnou škrtnete nebo vymažete, než je označovat a teprve potom mazat.

Písmenům můžete přiřadit i určité barvy.

TIP

Používejte 4 – 6 písmen, tedy i barev.

Čím více písmen a barev budete používat, tím více bude seznam působit chaoticky a vyvolávat bezradnost.

4. PLÁNOVÁNÍ A PRÁCE S PÍSMENY

Vždy na konci každého dne nebo týdne, když zpracujete seznam úkolů pro následující období, projděte všechny položky seznamu a označte je písmeny. Pokud tak činíte na papíře, je dobré nechat si z levé strany seznamu širší okraj, obdobně jako ve školním sešitě a tam psát písmena. Vytvořený sloupec bude přehlednější pro oči. V seznamu se jistě objeví více úkolů typu ABCD, označte jejich pořadí čísly, opět podle důležitosti. Nejdůležitější bude A1, další v pořadí A2 a tak dále.

Písmena A jsou priority, nejdůležitější úkoly dne. Začínejte pracovat nejprve na úkolech typu A. Na ně soustřeďte svou energii. Pro dobrý pocit je důležité dokončit aspoň jeden takový úkol denně.
Máte-li splněné všechny A úkoly nebo na nich nemůžete z nějakého vážného důvodu pracovat, pusťte se do úkolů B. Tak pokračujte až úkolům nižší důležitosti.

Pravidlem je, že pokud máte v seznamu nesplněný nějaký A úkol, neměli byste se pouštět do B úkolů, pokud zůstávají nějaká B, nepřecházejte k C. Tím je zaručen postup práce od priorit až po úkoly nižší důležitosti. V praxi však někdy tento sled musíte porušit, například když čekáte na informace potřebné k úkolu A, bez kterých úkol není možné dokončit.

TIP

Jednoduché menší projekty, ke kterým máte tištěné dokumenty, je možné vložit do eurosložek a zaklapnout je do kroužkového pořadače. Na jednotlivé složky pak můžete nalepit post-it s písmenem A, B, C, D.

SHRNUTÍ

Metoda ABCD je analogií Eisenhowerova principu.

Vytvořte si vlastní systém barev dle důležitosti a naléhavosti.

Na konci pracovního dne projděte položku po položce v seznamu úkolů a přidělte jim odpovídající písmeno.

Začínejte od úkolů s největší důležitostí a naléhavostí, tedy od úkolů typu „A“ a postupujte k dalším.

 
« Typy činností a úkolů Základní principy plánování »

Kam dále?

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.