Model přirozeného plánování

Plánování je jednou z klíčových činností projektového řízení. Sofistikovaných metod v této oblasti existuje mnoho. Často jsou však zbytečně komplikované, svádí k přemíře opatrnosti a z časového hlediska nejsou příliš efektivní. Sice se říká „dvakrát měř a jednou řež“, avšak plánovat lze i jednoduše a bez zbytečného „okecávání“. Americký kouč David Allen ve své knize „Getting Things Done“ (odtud zkratka GTD) právě takový jednoduchý způsob plánování projektů popisuje – jedná se o tzv. model přirozeného plánování.

Co nástrojem získáte?

  • jednoduchou metodu, jak efektivně naplánovat projekt
  • postup metody GTD
  • konkrétní příklad, jak metodu GTD aplikovat v praxi

Jaké cíle si stanovit?

  • naučit se používat myšlenkové mapy
  • vyzkoušet si metodu GTD na jednoduchém příkladu z vlastní praxe
  • věnovat pozornost také dalším metodám plánování projektů

5 kroků modelu

1. Definice cíle, záměru a zásad

Nejprve se tedy zamyslíme nad tím, proč a za jakým účelem chceme projekt realizovat. V této fázi je současně vhodné si určit mantinely, které v průběhu realizace projektu nemůžeme překročit.

Příklad
Projekt: Firemní Den otevřených dveří.
Cíle a záměry: bonus zaměstnancům (mohou ukázat rodinám své pracoviště, zábavné odpoledne pro děti), posílení týmového ducha a dobrých vztahů na pracovišti (neformální setkání mimo pracovní dobu), posílení image firmy v regionu.
Mantinely: rozpočet 100 000,-Kč, červnová sobota

TIP

Alternativou k tomuto bodu je stanovení Imperativu projektu.

2. Představa o hotové práci

Zapojte svou fantazii a zkuste si živě představit, jaké to bude, pokud projekt dopadne dobře. Pochvala od šéfa, finanční ohodnocení, zmínka v regionálním tisku či jiných médiích o tom, jak dobře svou práci děláte… Tento bod je nejen skvělou motivací, ale také odrazovým můstkem pro první nápady a myšlenky.

3. Brainstorming

V návaznosti na druhý bod si začneme zaznamenávat všechny myšlenky, které nás v souvislosti s realizací projektu napadnou. Mohou být chaotické, nahodilé, ale vše se může hodit. Vhodnou pomůckou jsou v tomto směru myšlenkové mapy.

Brainstorming můžete provádět buď sami (viz nástroj Individuální brainstorming), ale také ve skupině čili s členy projektového týmu.

4. Uspořádání

Nyní je čas všechny své nápady a myšlenky uspořádat, vyřadit ty, které se opakují, které nejsou přínosné, vhodné či jinak podstatné. Můžeme je zkombinovat, rozdělit do skupin nebo seřadit dle různých kritérií (čas, náklady apod.). Také zde nám mohou pomoci myšlenkové mapy.

TIP

Uvedené myšlenkové mapy byly zpracovány pomocí programu FreeMind. Zdarma ke stažení zde: http://www.slunecnice.cz/sw/freemind/

5. Určení jednotlivých kroků

V tomto bodě si již stanovíme konkrétní činnosti, které nás dovedou k cíli projektu.

Příklad
  1. stanovit datum (porada s vedením firmy)
  2. vypracovat předběžný program
  3. zamluvit catering
  4. kontaktovat pořadatelskou agenturu (zajištění zábavy)
  5. pivovar (zapůjčení stanů, stolů, lavic, pivní stánek)
  6. ….

SHRNUTÍ

Plánování projektů podle metody GTD – model přirozeného plánování:

  1. Definice cíle, záměru a zásad
  2. Představa o hotové práci
  3. Brainstorming
  4. Uspořádání
  5. Určení jednotlivých kroků
Zdroj: David Allen, Getting Things Done (přeloženo do češtiny pod názvem „Mít vše hotovo“)
 
« Profil projektového manažera Trojimperativ projektu »

Kam dále?

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.