Jak si vytvořit systém, kde vše najdete
Hledáte často materiály ve složkách, kde stejně nakonec nejsou? Procházíte pořadače, prolistováváte složky a „berou vás při tom všichni čerti“, protože kde nic tu nic? Také je většinou najdete až v okamžiku, kdy je nepotřebujete a na zcela nesmyslném místě?
Uklidili jste ze svého stolu stohy materiálů za pomoci nástroje Třídění a evidence písemností a nyní vás čeká roztřídit a uklidit dokumenty z krabice Zpracovat a Archivovat. Než začnete, vytvořte si funkční zakládací systém.
Co nástrojem získáte?
- udržíte si přehled
- budete mít jasnou představu, kde co hledat
- budete rychlejší při práci s dokumenty
- nepřijdete o žádné materiály
- získáte pořádek a pocit, že máte věci pod kontrolou
- zvýšíte si sebevědomí, tím, že to dokážete
Co vám pomůže?
1. ZAKLÁDACÍ SYSTÉM
2. KATEGORIE
3. PRAVIDELNOST
4. DVOJITÉ UKLÁDÁNÍ
1. Vytvořte si zakládací systém
Zakládací systém přizpůsobte vašim potřebám a prostoru, který máte k dispozici.
• Místo, kam budete materiály ukládat, by mělo být volně dostupné.
• Systém praktický a především jednoduchý a přehledný.
• Archivační potřeby a pomůcky – nejvíce se používají pořadače, závěsné složky, organizéry a krabice.
Můžete si je objednat z pohodlí své kanceláře. Projděte si jejich nabídku například na www.activa.cz/, www.kancelarskepotreby.cz/, www.rafoshop.cz/.
TIP
Investujte do nákupu nových, již použité pořadače, složky a obaly budou nepřehledné. Vyplatí se koupit různé barvy, které využijete pro rychlejší orientaci v kategoriích.
2. Pojmenujte kategorie
- vytvořte jednoduchý systém obecných kategorií
- zamezíte tak, velkému množství složek a pořadačů
- názvy mají vystihovat, co v nich najdete
- tipy: nákup, prodej, reklamace, náhradní díly, servis, porady, hodnocení, projekty, …
- veďte si seznam kategorií, popřípadě dokumentů v kategoriích (obsah)
- nejlepší místo je na začátku pořadače nebo složky na vloženém tvrdém papíru
- usnadní a umožní vám rychlejší orientaci v pořadači, složce
- zamezíte vzniku kategorií a složek se stejným názvem nebo podobným obsahem
- řazení složek v rámci kategorie
- abecedně
- podle frekvence používání materiálů ze složek, nejvíce používané patří nahoru
- řazení podle měsíců bývá sice přehledné, ale pro hledání nevhodné
TIP
Nemá smysl chystat dopředu prázdné složky s názvy, které se možná ani nenaplní. Počítejte však při zakládání s rezervním místem.
3. Zakládejte pravidelně
Na konci pracovního dne vždy rozdělte materiály do složek. Stůl není archiv. Alespoň 1x za 3 měsíce projděte složky v kanceláři a rozhodněte, zda některé materiály už nepatří do firemního archivu. Odměnou bude příjemný začátek dalšího pracovního dne u uklizeného pracovního stolu.
4. Vyhněte se dvojitému ukládání
Ukládat dokumenty, které máte v elektronické podobě, ještě i v tištěné formě je zbytečné. Neuhlídáte změny v dokumentech a ztratíte přehled. Stejně tak dokumenty, které jsou dostupné jinde, např., na internetu, intranetu, nemusíte tisknout a archivovat.
Do složek nepatří materiály, se kterými si nevíte rady nebo se je bojíte vyhodit. Využijte například krabici „Pro jistotu“ z nástroje Třídění a evidence písemností.
SHRNUTÍ
1. ZAKLÁDACÍ SYSTÉM - přehled zajistí osvědčené pořadače a závěsné složky, krabice
2. KATEGORIE - vytvořte jednoduchý systém kategorií
3. PRAVIDELNOST - ze zakládání materiálů vybudujte denní návyk
4. DVOJITÉ UKLÁDÁNÍ - neukládejte elektronické materiály v tištěné formě
TIP
Pokuste se každý den na konci pracovní doby uložit dokumenty do příslušných složek.