Vést projekt bez pravidelných porad projektového týmu není možné. Ani v dnešní době moderních technologií nelze osobní kontakt zcela plnohodnotně nahradit telefonickou nebo e-mailovou komunikací. Projektové schůzky jsou příležitostí pro společné setkání všech zainteresovaných stran zhotovitele a mají v projektovém řízení svou nezastupitelnou úlohu.