Dlouhá obchodní jednání

Jak neobrůst mechem na obchodním jednání?

Často uváděným zlodějem času jsou jednání, která se táhnou do nekonečna a nevedou k plánovanému cíli. Partner v jednání neustále odbíhá od tématu, dokola omílá již projednané záležitosti, dochází na osobní ataky a rozjitřené emoce. Uzavření dohody či podepsání smlouvy je v nedohlednu.

Zdlouhavá a k cíli nevedoucí jednání mají mnoho společného. Většinou to jsou žádná nebo velmi špatná příprava a nestrukturované vedení. Seznamte se s nejčastějšími příčinami dlouhých jednání a s možnostmi, jak jim předejít.

Co nástrojem získáte?

úsporu času
rychlejší dosažení cíle jednání (dohody, podpisu, získání informací)
dokážete rozpoznat signály, kdy se z jednání začíná stávat pouze zloděj času
předejdete nejčastějším nešvarům zdlouhavých jednání

Jaké cíle si stanovit?

provést pečlivou přípravu, ať už jednání povedete vy nebo budete jen jeho účastníkem
zajistit, aby se účastníci jednání drželi tématu
odmítnout osobní výpady
sledovat neverbální komunikaci

Co vám pomůže?

Příprava
Strukturované vedení
Uvědomit si, jaké jsou nejčastější nešvary dlouhých jednání

1. PŘÍPRAVA

Důkladná strukturovaná příprava na jednání zajistí, aby jednání bylo efektivní. Co je vhodné udělat před jednáním?

Pokud jednání připravujete a vedete vy:

určete realistický cíl jednání, jednání mohou sloužit
- pouze k výměně informací
- k vyjasnění a budování vztahů
- k sestavení společného plánu
- k uzavření dohody, k podpisu smlouvy
stanovte strategii
rozepište kroky
udělejte realistický časový plán
počítejte s časovým prostorem pro vyjádření všech účastníků jednání
připravte jasný strukturovaný koncept
koncept, program a časový harmonogram zašlete druhé straně jednání předem k připomínkám a odsouhlasení, abyste předešli změnám na poslední chvíli na začátku nebo i v průběhu samotného jednání
ujistěte se, že na jednání budou lidé s patřičnými kompetencemi a rozhodovacími pravomocemi, není nic horšího, než když klient sdělí, že rozhodnutí v řešené záležitosti není v jeho možnostech

Pokud jednání nevedete a jste jen účastníkem:

připravte se důkladně na avizované téma
udělujte si stručné strukturované poznámky
ujasněte si vaše kompetence, rozhodovací pravomoce
respektujte program a stanovený čas na jednání

TIP

V rámci přípravy se vyplatí pamatovat i na možné pasti, které na vás druhá strana může chystat. Často některé z nich dopředu odhadnete a můžete se na ně připravit. Vhodnou reakcí a dobrými argumenty dokážete jednání velmi zrychlit. Stejně tak, pokud tušíte, jakou vyjednávací strategii zvolí klient, můžete si i vy připravit strategické manipulativní kroky. Například vykreslit klientovi v černých barvách, co se může stát, když nebude dohoda uzavřena.

Máte také možnost dohodnout se s druhou stranou jednání, že opustíte mlžící a manipulativní techniky a budete jednat „na rovinu“. Použijete vyjednávací techniku “vyložení karet na stůl“. Tím jednání urychlíte a ušetříte spoustu času.

2. STRUKTUROVANÉ VEDENÍ

dodržte přesný čas a dobu trvání porady
upozorněte i ostatní na dodržení časového programu
požadujte po všech stručné a přesné reakce
„povídálky“ slušně a asertivně zastavte
„odbíhače“ od tématu slušně a asertivně vracejte k bodům jednání
připomínejte stále cíl jednání
odmítněte osobní výpady, předejdete návalům emocí, které by se ventilovaly
osobní výpady a emoce opouštějí věcnou rovinu jednání, nevedou k cíli, ztrácíte čas
sledujte především neverbální komunikaci, podle ní můžete volit své reakce a měnit průběh jednání
svou verbální i neverbální komunikací přispívejte ke zdárnému průběhu

TIP

Pokud jednání i přes vaše veškeré snahy nevedou k cíli, je vhodné je přerušit a pokračovat později. Někdy stačí hodina, dvě, jindy je třeba jednání odložit i o pár dní. Mezitím si obě strany ujasní své strategie, uklidní se emoce a pokračování bude efektivnější.

3. NEJČASTĚŠÍ NEŠVARY DLOUHÝCH JEDNÁNÍ

mlžení, mlží se tak dlouho a ve všem, že už nikdo neví, co je vlastně pravda a jaký je cíl
neřeší se hlavní téma, cíl jednání, ale „chodí se okolo horké kaše“
neochota ustoupit, stále dokola se opakují postoje a argumenty, které nevedou k vyřešení
neustálá manipulace všech a všemi
skákání do řeči nebo naopak mlčení
osobní ataky, rozjitřené a negativní emoce
mnoho účastníků a nevyjasněná strategie vede k mnoha úhlům pohledu a k dalším možným variantám řešení nebo nabídek
účastníci bez kompetencí cokoliv rozhodnout

SHRNUTÍ

Pokud jednání připravujete a vedete:

věnujte čas pečlivé přípravě
určete cíl, strategii, program, časový harmonogram
cíl a program dopředu odsouhlaste s druhou stranou
zajistěte účast kompetentních osob
požadujte stručné a přesné reakce
odmítněte osobní ataky
sledujte neverbální signály
směrujte jednání k cíli

« Odkládání Čekání a prostoje »