E-mail jako funkční pomocník

Jak pracovat s e-maily

Úkolem úspěšného obchodníka je nejen hýčkat si svou stávající klientelu, ale také hledat nové zákazníky či skupiny zákazníků. Různých metod, jak oslovit potenciálního zájemce o produkt je mnoho. Pokud chcete svou nabídku představit konkrétním lidem či firmám, najít přímého zájemce o produkt, zvolíte pravděpodobně cestu dopisu (direct mailing) či telefonátu. Obě tyto metody získávání nových zákazníků lze vhodně doplnit zasláním e-mailu.

1. V jakých případech je vhodné využít e-mailovou korespondenci?

Adresát dostává možná desítky nevyžádaných e-mailů denně a je vysoce pravděpodobné, že buď padají přímo do spamů, nebo je vůbec nečte. E-mail by tedy měl být vždy pouze funkčním doplňkem jiného způsobu kontaktu.

V dopise nebo telefonickém hovoru můžete zákazníka upozornit, že mu e-mailem zašlete:

- podrobnou nabídku
- prezentaci produktu
- odkaz na webové stránky vaší firmy
- kontakty na referenční zákazníky
- katalog v elektronické podobě
- prezentaci firmy
- jiné relevantní podklady

Také je možné se e-mailem dotázat, zda dopis zákazníkovi došel, ale opět riskujete, že se e-mail v záplavě doručené pošty ztratí. Vhodnější je telefonát.

2. Kde získat adresu?

- rejstříky a databáze firem (vlastní, kolegů, lze je také zakoupit již hotové)
- přímo od zákazníka během telefonátu
- internet
- konference, veletrhy
- reklama na firemních vozech
- informační tabule o firmách u průmyslové zóny

a další...

3. Jak napsat e-mail?

Adresát

Nezasílejte e-mail několika adresátům současně! Zákazník nemá zájem o nějakou obecnou poštu vhodnou pro kohokoliv, dopřejte mu pocit jedinečnosti – konkrétní e-mail (nabídka, prezentace,…) pro konkrétní osobu. Navíc nikdo není rád, když se jeho e-mailová adresa nekontrolovaně šíří.

E-mail také nezasílejte nikomu v kopii, dokonce ani kolegovi či nadřízenému. V zákazníkovi byste mohli vyvolat negativní dojem, že pouze plníte svůj úkol. Pokud je to nutné, použijte skrytou kopii.

Předmět

E-maily bez předmětu zásadně neposílejte! Předmět musí vzbudit zájem adresáta a přimět jej, aby e-mail otevřel.

Příklad:

Prezentace – NEPŘEHLÉDNĚTE!!!

95% e-mailů, které chodí manažerovi nákupu, jsou nevyžádané nabídky a prezentace. S velkou pravděpodobností Váš e-mail přesune rovnou do koše. Vyvarujte se také užívání slov „nepřehlédněte“, „otevřete“, „musíte vidět“ apod., působí to lacině a je to jedním ze znaků spamové pošty. Stejně jako používání kapitálek.

Vhodnější formulace:

XYZ ložiska s.r.o. – prezentace nových kuličkových ložisek XY

Co se adresát z předmětu dozvěděl?
· ví, že se jedná o firmu XYZ ložiska s.r.o.
· předmět ho jasně informuje o tom, co přesně je obsahem e-mailu
· předmět je natolik konkrétní, že si pravděpodobně vybaví i dopis, který mu od vás předevčírem přišel

Text e-mailu

Text e-mailu musí stručně, v několika větách, zákazníka především zaujmout a přimět jej k otevření přílohy, protože tam zasíláme to podstatné, co chceme zákazníkovi sdělit.

Příklad

Vážený pane,

v příloze zasílám prezentaci našeho produktu, kterým jsou nová kuličková ložiska XY, jenž lze jistě označit v současnosti za nejlepší výrobek svého druhu na evropském trhu. Věřím, že prezentace Vás zaujme natolik, že budete souhlasit s osobní schůzkou, na které bych Vám rád prezentoval konkrétní nabídku. O kvalitách a výhodách těchto ložisek jsem Vás cca před dvěma týdny informoval telefonicky.

Pěkný den J
P. Hájek

Jakých chyb se pisatel dopustil?

· oslovení není kompletní, vždy užijte jméno, funkci či titul, víte přece, komu e-mail zasíláte
· zbytečně dlouhá a nepřehledná souvětí
· pozor na překlepy, úpravu a emotikony, smajlíky
· ačkoliv e-mail svádí k tomu být neformální, v obchodní korespondenci se toho vyvarujte
· odkaz na předchozí telefonát zmínil až na konci e-mailu, kam čitatel nemusí dojít
· e-mail zaslal pozdě, po dvou týdnech si zákazník na telefonát už je stěží vzpomene
· chybí kontakt

Vhodnější formulace

Vážený pane Sýkoro,

na základě našeho dnešního telefonátu zasílám slíbenou prezentaci.
Neváhejte mě kontaktovat, rád Vám zodpovím případné dotazy.

S pozdravem

Petr Hájek
sales manager

XYZ ložiska s.r.o.
Studentská 18
CZ-777 27 Ostrava

T +420 565 464 466
M +420 777 556 325

petr.hajek@xyzloziska.cz
www.xyzloziska.cz

Čeho prodejce vhodnější formulací dosáhl?

· oslovením posílil osobní přístup
· pisatel užil krátké srozumitelné věty, zákazník okamžitě ví, o co se v e-mailu jedná
· e-mail je přehledný a působí na zákazníka kultivovaně
· odeslal e-mail včas, zákazník má ještě telefonát v čerstvé paměti
· zákazník ví přesně, jak může prodejce kontaktovat

4. Jak postupovat dále?

V ideálním případě vás potencionální zákazník bude v nejbližší době sám kontaktovat. To se bohužel tak často nestává. Telefonicky se ujistěte, že zákazník e-mail opravdu obdržel a nepřehlédl.

Příklad

Dobrý den, pane Sýkoro, u telefonu Petr Hájek, XYZ ložiska, neruším?....Přibližně před týdnem jsem vám e-mailem zasílal prezentaci našeho nového produktu. Jednalo se o kuličková ložiska typu XY…. Měl jste již čas se na ni podívat?...

Pokud nákupčí opravdu nemá o nabídku zájem, nic se neděje. Příště jej můžete kontaktovat opět, nezapomeňte si jej proto zařadit do své databáze firem. Současně se jej můžete dotázat, zda jej v budoucnu můžete informovat s dalšími novinkami. Získáte tak souhlas pro budoucí kontaktování.