Pozvánka je vizitkou hostitele
Pozvánkám na společenské akce se vyplatí věnovat maximální pozornost. Vytváří první dojem o hostiteli i o akci samotné stejně rychle, jako se vytvoří první dojem o člověku, se kterým se potkáte. Rozhodnutí o pozvánkách patří do přípravné fáze akce. Mimo grafické i textové podoby pozvánky zahrnuje i rozhodnutí o tom, zda pozvánky budou celé tištěné či zda budete dopisovat jména hostů rukou, případně komu z VIP zašlete i osobní zvací dopis nebo komu budete zasílat pozvánku s dvouměsíčním předstihem. Z toho všeho budou adresáti usuzovat nejen na úroveň akce, ale i na vaši profesionalitu.
Co nástrojem získáte?
- správně sestavená pozvánka vám zajistí pověst profesionála
- znalostí pravidel a dané struktury pozvánky se vyhnete chybám a prohřeškům proti etiketě
- vaši hosté budou mít všechny potřebné informace k akci
Jaké cíle si stanovit?
- umístit na pozvánku všechny potřebné informace pro orientaci hosta
- při sestavování pozvánky se řídit uvedenými pravidly
- rozlišovat mezi formální a neformální grafikou pozvánky
1. ÚROVEŇ A KVALITA POZVÁNKY
- myslete na úroveň a kvalitu pozvánky, je vizitkou akce, zvažte typ papíru a zajistěte kvalitní grafické zpracování a tiskna
- formální akce je vhodné formální střídmé grafické zpracování
- na neformální akce je možná, někdy i přímo vítaná, originální extravagantní grafika
- volte praktický formát pozvánky, aby ji bylo možné vložit do kabelky nebo do kapsy, pozvánka se na akci nosí sebou
- nejčastěji požívaný formát je velikosti 1/3 A4, tj. velikost dlouhé obálky nebo velikost A6
- zkontrolujte gramatiku textu, pravopisné chyby jsou nepřípustné
2. PSANÉ NEBO TIŠTĚNÉ
- platí za obecné pravidlo, že ručně psaný text, psacím písmem, je vyjádřením osobního přístupu a úcty k adresátům
- ručně je možné psát i adresy na obálky
- ručně psané osobní pozvánky mají vysokou hodnotu
- jméno adresáta / hosta je vždy psacím písmem / psacím fontem písma
- předtištěné pozvánky jsou však zcela běžné, jméno hosta se doplňuje ručně, psacím písmem
- celé tištěné pozvánky včetně jména hosta, jméno hosta je tištěno psacím fontem písma
- na pozvánce není nutný vlastnoruční podpis
TIP
Je nutné, aby ručně psané pozvánky byly čitelné. „Naškrábaná“ nečitelná pozvánka bude mít opačný efekt, vyjádření neúcty. Při velkém počtu rozesílaných pozvánek budete jistě pozvánky i se jmény včetně adres na obálkách tisknout. Můžete však vyčlenit VIP osoby a jejich jména dopsat na pozvánky rukou, ručně nadepsat můžete i obálky.
Je dnes běžnou praxí, že na firemní akce se tisknou pozvánky bez uvedení jména, přestože jsou zasílány konkrétní osobě. Bohužel se tak firma dopouští dvou chyb. První chybou je, že tím vyjadřujete určitou neúctu. Druhou chybou je, že takto napsaná pozvánka signalizuje, že je přenosná a tudíž se může stát, že na akci přijde někdo jiný, než jste chtěli. Pokud stojíte o účast konkrétní osoby, vyjádřete jí vaši úctu tím, že její jméno na pozvánku uvedete.
Příklad chybně formulované pozvánky pro konkrétní osobu:
3. VÝZNAMNÝ HOST, VÝZNAMNÁ AKCE
Osoby, které jsou považovány za VIP hosty, počítají většinou svůj program na minuty a plánují dlouho dopředu, proto je vhodné poslat dvě pozvánky:
- pozvánku se všemi informacemi cca s 2měsíčním předstihem, aby si ji host mohl zanést do svého kalendáře, a s žádostí o potvrzení účasti
- pozvánku, pokud host již potvrdil svou účast, taktéž se všemi informacemi posílejte cca 14 – 10 dní před samotnou akcí, tato pozvánka je označována zkratkou: p. m. pour mémoire pro připomínku
4. ÚDAJE NA POZVÁNCE
- kdo zve, konkrétní osoba celým jménem (ne firma, instituce)
- koho zve
- konkrétní osobu (pozvánka na jméno, nepřenosná)
- nekonkrétně, např. ekonomického ředitele bez uvedení jména, zástupce firmy, … (pozvánka je přenosná)
- název akce / společenského podniku (oběd, večeře, recepce, zahradní party, …)
- uvedení při jaké příležitosti se akce koná, na čí počest, upřesnění akce, tematické zaměření
- místo, adresa
- termín
- hodina
- pro kolik osob pozvánka platí
- pozvánka platí pro dvě osoby / s doprovodem
- dnes už není vhodné uvádět „s manželkou / s chotí“
- pokud zve pár, je vhodné zvát hosty s doprovodem
- zda je pozvánka nepřenosná, chcete-li mít jistotu, že na akci nepřijde někdo jiný
- dress code
- žádost o potvrzení účasti, uvádí se obvykle v levém dolním rohu, je nezbytná, pokud máte přesně vymezený počet míst a budete sestavovat zasedací pořádek
Pozvání je vždy formulováno ve třetí osobě:
Jan Novák zve Josefa Dvořáka …
Jan a Hana Novákovi zvou Josefa Dvořáka s doprovodem …
5. POTVRZENÍ ÚČASTI
- R. S. V. P. (+ telefon/e-mail) Repondes śil vous plaît. Račte laskavě odpovědět.
- R. L. O. Račte laskavě odpovědět. (pozn. zkratka srozumitelná pouze pro ČR).
- R. S. V. P. / Regrets only Odpovězte pouze v případě neúčasti.
- Regrets only Odpovězte pouze v případě neúčasti.
6. UPŘESNĚNÍ ČASU PŘÍCHODU
- c. t. cum tempore. Příchod možný s prodlevou (nejvýše 15 minut).
- s. t. sine tempore. Přijďte přesně.
SHRNUTÍ
- úroveň a kvalita pozvánky je vizitkou hostitele
- ručně psaná pozvánka je známkou osobního přístupu a vyjádřením úcty příjemci
- pozvání je formulováno jménem hostitele, ve třetí osobě, s konkrétním uvedením jména zvaného
- při potvrzování účasti je vhodné se řídit zkratkami uvedenými na pozvánce