Pracovní stůl není skladiště

Položili jste si někdy otázku, co vypovídá přeplněný pracovní stůl o svém majiteli? Můžete si myslet, že je to někdo, kdo si neumí udělat pořádek, nestíhá nebo je to prostě flegmatik, kterého nic nerozhází. Pak to ještě může být notoricky známý inteligent, který zvládá i chaos.

Při představě uklizeného stolu se udělá špatně některým kreativcům. V chaosu totiž hledají inspiraci. Pořádek je svazuje. Jenže uklizený pracovní stůl, neznamená sterilní stůl, na kterém vůbec nic není. Zůstává mnoho věcí, ale jen tolik, aby si pracovník byl schopen udržet přehled, kde co je. Nakonec i kreativcům a inteligentům se nepořádek toleruje jen v případě, že jsou za nimi vidět konkrétní výsledky.

Co nástrojem získáte?

  • místo pro samotnou práci
  • přehled o úkolech, materiálech a termínech
  • snadnější plánování a určování priorit
  • čas a spokojenost

Jaké cíle si stanovit?

  • určit si, které věci budete mít na stole
  • vytvořit si místo pro práci na PC a dostatečné místo pro práci s papíry
  • na konci dne stůl uklidit

Jak postupovat?

  1. NÁSLEDKY PŘEPLNĚNÉHO PRACOVNÍHO STOLU
  2. DENNĚ POUŽÍVANÉ VĚCI
  3. UDRŽOVÁNÍ PŘEHLEDNÉHO STOLU

1. NÁSLEDKY PŘEPLNĚNÉHO PRACOVNÍHO STOLU

Pokud je pracovní stůl zaskládaný různými věcmi, neslouží jako místo k práci, ale jako skladiště.

Jaké následky má nepořádek na stole?

  • nedostatek místa na samotnou práci
  • pozornost je věnována materiálům a úkolům, které jsou nahoře
  • ztráta přehledu, pracovník většinou zapomene, jaké materiály jsou vespod
  • ztráta času a energie při hledání a přerovnávání materiálů
  • nemožnost stanovení priorit
  • nedodržení termínů (kvůli ztrátě přehledu a nemožnosti stanovit priority)
  • vyvolání stresu, úzkosti, frustrace

2. DENNĚ POUŽÍVANÉ VĚCI

Na pracovním stole si ponechte věci, které používáte denně. Ostatní uložte tak, aby byly po ruce. Do horní zásuvky nebo na polici blízko stolu.

Věci, které je vhodné mít stále po ruce, tedy na stole:
  • diář
  • zápisník, kreativní deník, jeden papír velikosti A4 na poznámky (místo spousty lístečků, které můžete lehce poztrácet)
  • post-it na poznámky, které potřebujete umístit na materiály
  • telefon, mobil
  • psací potřeby

TIP

Mějte na paměti, že nepotřebujete 8 propisek, 10 tužek a spoustu barevných zvýrazňovačů. Vždy se mezi nimi najdou nějaké nefunkční. Mějte na stole pouze psací potřeby, které skutečně potřebujete. Většinou stačí 2 propisky, 2 tužky, 6 zvýrazňovačů. Zbytek dejte do zásuvky.

  • věci k projektu, na kterém právě pracujete
  • místo pro projekty, na kterých pracujete během dne, ideální jsou do sebe zasouvací zásuvky; inspiraci najdete na internetu, např. http://obchod.activa.cz/stojanky-odkladace-zasuvky/
  • místo pro materiály, které se vám během dne sejdou; vyčleňte pro ně jednu zasouvací zásuvku, na konci dne materiály roztřiďte do složek; jak pracovat se složkami poradí nástroj Třídění a evidence písemností
  • osobní, inspirativní věci

TIP

Umístění osobních věcí na pracovním stole je v některých firmách považováno za neprofesionální. Pro mnohé jsou však osobní předměty, talismany, inspirativní fotky či cokoliv dalšího zdrojem motivace nebo relaxace. Pokud to nepřeženete, mohou být tyto předměty zajímavým doplněním vaší osobnosti. Hranice vhodnosti či nevhodnosti je dána jejich množstvím.

Samotný pracovní stůl je dobré rozvrhnout podle pravidel ergonomie, abyste předešli únavě a zdravotním potížím. Myslete na správné uspořádání PC sestavy, stolní lampy a ponechání volného místa na práci s materiály. Ideální variantou je psací stůl do tvaru písmene L, na kterém si vyčleníte místo pro práci na PC a místo pro práci s papíry. Více najdete v nástroji Ergonomie pracovního místa v kanceláři.

3. UDRŽOVÁNÍ PŘEHLEDNÉHO STOLU

Na konci pracovního si naplánujte čas na uklizení materiálů na stole. Udělejte to ještě před samotným plánováním dalšího dne, protože roztříděním dokumentů zjistíte, jaké případné úkoly z nich vyplývají, a můžete je rovnou zařadit do denního programu.

Jak udržovat pořádek:
  • materiály v rychlosti roztřiďte do kategorií: vyhodit, rozdat, přečíst, archivovat, zpracovat; více o třídění dokumentů najdete v nástroji Třídění a evidence písemností
  • projekty, na kterých již nebudete pracovat, založte, více v nástroji Zakládací systém
  • ukliďte ze stolu předměty, které se tam během dne nahromadily a ponechejte si pouze ty, které denně používáte
  • připravte si stůl na další pracovní den
  • vytvořte si z úklidu pracovního stolu návyk za pomoci nástroje Změna návyků v 10 bodech; z práce budete odcházet a do práce se budete vracet s dobrým pocitem, že máte věci a práci pod kontrolou

SHRNUTÍ

  1. na pracovním stole mějte pouze denně používané věci a materiály, na kterých právě pracujete
  2. na konci pracovního dne stůl vždy ukliďte
 
« Ergonomie pracovního místa v kanceláři Štítkování a popisování »

Kam dále?

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.