Jak neobrůst mechem na obchodním jednání?

Často uváděným zlodějem času jsou jednání, která se táhnou do nekonečna a nevedou k plánovanému cíli. Partner v jednání neustále odbíhá od tématu, dokola omílá již projednané záležitosti, dochází na osobní ataky a rozjitřené emoce. Uzavření dohody či podepsání smlouvy je v nedohlednu.

Zdlouhavá a k cíli nevedoucí jednání mají mnoho společného. Většinou to jsou žádná nebo velmi špatná příprava a nestrukturované vedení. Seznamte se s nejčastějšími příčinami dlouhých jednání a s možnostmi, jak jim předejít.

Co nástrojem získáte?

  • úsporu času
  • rychlejší dosažení cíle jednání (dohody, podpisu, získání informací)
  • dokážete rozpoznat signály, kdy se z jednání začíná stávat pouze zloděj času
  • předejdete nejčastějším nešvarům zdlouhavých jednání

Jaké cíle si stanovit?

  • provést pečlivou přípravu, ať už jednání povedete vy nebo budete jen jeho účastníkem
  • zajistit, aby se účastníci jednání drželi tématu
  • odmítnout osobní výpady
  • sledovat neverbální komunikaci

Co vám pomůže?

  1. Příprava
  2. Strukturované vedení
  3. Uvědomit si, jaké jsou nejčastější nešvary dlouhých jednání

1. PŘÍPRAVA

Důkladná strukturovaná příprava na jednání zajistí, aby jednání bylo efektivní. Co je vhodné udělat před jednáním?

Pokud jednání připravujete a vedete vy:
  • určete realistický cíl jednání, jednání mohou sloužit
    • pouze k výměně informací
    • k vyjasnění a budování vztahů
    • k sestavení společného plánu
    • k uzavření dohody, k podpisu smlouvy
  • stanovte strategii
  • rozepište kroky
  • udělejte realistický časový plán
  • počítejte s časovým prostorem pro vyjádření všech účastníků jednání
  • připravte jasný strukturovaný koncept
  • koncept, program a časový harmonogram zašlete druhé straně jednání předem k připomínkám a odsouhlasení, abyste předešli změnám na poslední chvíli na začátku nebo i v průběhu samotného jednání
  • ujistěte se, že na jednání budou lidé s patřičnými kompetencemi a rozhodovacími pravomocemi, není nic horšího, než když klient sdělí, že rozhodnutí v řešené záležitosti není v jeho možnostech
Pokud jednání nevedete a jste jen účastníkem:
  • připravte se důkladně na avizované téma
  • udělujte si stručné strukturované poznámky
  • ujasněte si vaše kompetence, rozhodovací pravomoce
  • respektujte program a stanovený čas na jednání

TIP

V rámci přípravy se vyplatí pamatovat i na možné pasti, které na vás druhá strana může chystat. Často některé z nich dopředu odhadnete a můžete se na ně připravit. Vhodnou reakcí a dobrými argumenty dokážete jednání velmi zrychlit. Stejně tak, pokud tušíte, jakou vyjednávací strategii zvolí klient, můžete si i vy připravit strategické manipulativní kroky. Například vykreslit klientovi v černých barvách, co se může stát, když nebude dohoda uzavřena.

Máte také možnost dohodnout se s druhou stranou jednání, že opustíte mlžící a manipulativní techniky a budete jednat „na rovinu“. Použijete vyjednávací techniku “vyložení karet na stůl“. Tím jednání urychlíte a ušetříte spoustu času.

2. STRUKTUROVANÉ VEDENÍ

  • dodržte přesný čas a dobu trvání porady
  • upozorněte i ostatní na dodržení časového programu
  • požadujte po všech stručné a přesné reakce
  • „povídálky“ slušně a asertivně zastavte
  • „odbíhače“ od tématu slušně a asertivně vracejte k bodům jednání
  • připomínejte stále cíl jednání
  • odmítněte osobní výpady, předejdete návalům emocí, které by se ventilovaly
  • osobní výpady a emoce opouštějí věcnou rovinu jednání, nevedou k cíli, ztrácíte čas
  • sledujte především neverbální komunikaci, podle ní můžete volit své reakce a měnit průběh jednání
  • svou verbální i neverbální komunikací přispívejte ke zdárnému průběhu

TIP

Pokud jednání i přes vaše veškeré snahy nevedou k cíli, je vhodné je přerušit a pokračovat později. Někdy stačí hodina, dvě, jindy je třeba jednání odložit i o pár dní. Mezitím si obě strany ujasní své strategie, uklidní se emoce a pokračování bude efektivnější.

3. NEJČASTĚŠÍ NEŠVARY DLOUHÝCH JEDNÁNÍ

  • mlžení, mlží se tak dlouho a ve všem, že už nikdo neví, co je vlastně pravda a jaký je cíl
  • neřeší se hlavní téma, cíl jednání, ale „chodí se okolo horké kaše“
  • neochota ustoupit, stále dokola se opakují postoje a argumenty, které nevedou k vyřešení
  • neustálá manipulace všech a všemi
  • skákání do řeči nebo naopak mlčení
  • osobní ataky, rozjitřené a negativní emoce
  • mnoho účastníků a nevyjasněná strategie vede k mnoha úhlům pohledu a k dalším možným variantám řešení nebo nabídek
  • účastníci bez kompetencí cokoliv rozhodnout

SHRNUTÍ

Pokud jednání připravujete a vedete:

  1. věnujte čas pečlivé přípravě
  2. určete cíl, strategii, program, časový harmonogram
  3. cíl a program dopředu odsouhlaste s druhou stranou
  4. zajistěte účast kompetentních osob
  5. požadujte stručné a přesné reakce
  6. odmítněte osobní ataky
  7. sledujte neverbální signály
  8. směrujte jednání k cíli
 
« Odkládání Čekání a prostoje »

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.