Je možné zjednodušit e-mailovou komunikaci?

E-mailová korespondence přebrala úlohu nejdůležitější formy komunikace ve firmách i v soukromí. V práci jde o nejdůležitější komunikační kanál. Každý den se prokousáváte desítkami či stovkami e-mailů a další sami píšete. Také vás rozčilují e-maily, které přicházejí a nemají pro vás žádnou hodnotu? E-maily, které jsou nepřehledné, které musíte celé pročítat a na konci zjistíte, že v nich je pouze jedna důležitá informace? Jak zajistit, aby byla e-mailová komunikace efektivní a nekradla čas a energii?

Řiďte se následujícími základními pravidly. Pokuste se pravidla zavést do firemní e-mailové kultury.

Co nástrojem získáte?

  • budete psát krátké, stručné, přehledné e-maily
  • eliminujete e-maily, které pro vás nemají přidanou hodnotu
  • s e-maily se vám bude snadněji pracovat
  • ušetříte svoji energii a čas

Jaké cíle si stanovit?

  • soustředit se na výstižný předmět e-mailu
  • do pole „Komu“ dávat pouze ty osoby, od kterých očekáváte aktivitu
  • do pole „Kopie“ dávat pouze osoby, pro které je informace potřebná
  • v jednom e-mailu posílat pouze související informace
  • doporučit ve firmě zavedení pravidel e-mailové komunikace

Pravidla efektivní e-mailové komunikace

  1. PŘEDMĚT
  2. ADRESÁT
  3. KOPIE
  4. ODPOVĚDĚT VŠEM
  5. PŘEPOSÍLÁNÍ
  6. ODPOVĚĎ DO 2 DNŮ
  7. DŮLEŽITÉ
  8. STRUČNOST
  9. JEDEN E-MAIL = JEDNA INFORMACE
  10. PŘÍLOHY
  11. POTVRZENÍ PŘÍJMU A SPLNĚNÍ
  12. PODPIS

1. PŘEDMĚT

Předmět je nejdůležitější část e-mailu. Podle předmětu příjemce:

  • usuzuje na obsah e-mailu
  • přiděluje mu důležitost
  • hledá související informace

Správný předmět:

  • stručný - často není vidět celý
  • výstižný, aby bylo zřejmé, o co jde
  • je vodítkem k pochopení obsahu, požadavku, přidělení důležitosti
  • e-mail bez předmětu neposílejte, příjemce naštve

2. ADRESÁT

  • e-mail posílejte opravdu jen lidem, nebo skupinám, kterých se týká
  • pokud posíláte e-mail více lidem, vysvětlete hned v první větě, koho přesně se týká a proč
  • pokud rozesíláte e-maily více lidem a nechcete ostatním zpřístupnit jejich adresy, vytvořte si skupinu adresátů a zadejte ji jako celek, předejdete nepříjemnostem a řešením stížností

3. KOPIE

  • kopie znamená, že e-mail posíláte pouze „Na vědomí“ nebo „Pro informaci“
  • od osob v kopii neočekáváte žádnou odpověď ani spolupráci, pokud ano, dejte je do pole „Komu“
  • lidem v kopii šetříte čas, protože jim bude jasné, že se od nich neočekává žádná aktivita

4. ODPOVĚDĚT VŠEM

  • používejte pouze ve výjimečných případech
  • pokud použijete tuto funkci, raději si projděte všechny adresáty, abyste nebyli překvapení, kdo všechno odpověď dostane

5. PŘEPOSÍLÁNÍ

  • umazávejte nepotřebný text
  • odstraňujte zbytečné přílohy
  • celý text přepošlete pouze v případě, že do diskuze je vtažen nový účastník, dostanete ho tak „do obrazu“

6. ODPOVĚĎ

  • snažte se odpovědět nejpozději do 2 dnů
  • pokud někdo dlouho neodpovídá vám, neposílejte řadu dotazů, co je s odpovědí, efektivnější bude zatelefonovat

7. DŮLEŽITÉ

  • když budete takto označovat každý e-mail, nebude adresát číst žádný
  • označením pomáháte v rychlejší orientaci mezi e-maily, dáváte mu prioritu
  • označením sdělujete adresátovi, jak rychle má reagovat

8. STRUČNOST

  • sdělení pište krátce, výstižně
  • sdělujte pouze relevantní informace
  • pište v odrážkách nebo v krátkých odstavcích
  • šetříte tak čas sobě i adresátovi, jak psát krátce si můžete nastudovat v nástroji Zbytečné mluvení a psaní

9. JEDEN E-MAIL = JEDNA INFORMACE

  • v jednom e-mailu posílejte pouze jednu informaci nebo informace spolu související
  • e-mail se snadněji přeposílá
  • jednoduše se z něj udělá položka do seznamu úkolů
  • usnadníte dohledávání

10. PŘÍLOHY

  • používejte standardní formáty
  • objemné přílohy neposílejte, ukládejte je do úložiště dat
  • pokud má příloha pouze pár řádků, dejte ji raději do těla e-mailu

11. POTVRZENÍ PŘÍJMU A SPLNĚNÍ

  • vždy potvrzujte žádost o schůzku
  • potvrzujte příjem a splnění úkolu, ušetříte tím čas odesílateli
  • u e-mailů s důležitými informacemi, kde potřebujete mít jistotu, že adresát informace obdržel, si vyžádejte potvrzení, předejdete případnému dohadování v budoucnu

12. PODPIS

  • u formálních pracovních e-mailů používejte celý podpis, který obsahuje titul, jméno, příjmení, funkci, název společnosti, a pouze kontakty, na kterých vás adresát zastihne
  • při komunikaci uvnitř firmy stačí zkrácený podpis v podobě jména nebo jména a příjmení

Zlepšení práce s e-maily dosáhnete také s nástroji E-mailové schránky a Třídění e-mailů a systém složek.

SHRNUTÍ

  1. nejdůležitější částí e-mailu je předmět
  2. neposílejte e-mail zbytečně mnoha lidem, pečlivě volte adresáty
  3. buďte struční a výstižní
  4. pište v odrážkách nebo krátkých odstavcích
  5. objemné přílohy dávejte do úložiště dat
  6. pozdravte, poděkujte, rozlučte se
 
« Zakládací systém Ergonomie pracovního místa v kanceláři »

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.