E-mail se stal součástí našeho života. Jak jej však udržet pod kontrolou a nestát se jeho otrokem? V následucím textu naleznete několik tipů, které vám mohou pomoci.
Jedná se maximalistickou variantu pravidel e-mailové komunikace, je jen na vás, jak si je upravíte. Ideálně dle potřeb vaší společnosti a firemní kultury.
- E-maily formulujte zdvořile. Jsou vizitkou firmy a vizitkou osoby, která je posílá.
- Vždy uvádějte předmět e-mailu. Stručně shrňte obsah mailu nejvýše do 5 slov. Při stahování e-mailů na mobil se dlouhé názvy se nezobrazí celé.
- E-mail posílejte jen tomu, koho se skutečně týká. Neposílejte ho lidem, pro které nejsou dané informace relevantní. Připravujete je o čas.
- Do pole adresáta „Komu“ uvádějte osobu, od které očekáváte aktivitu (reakci, splnění).
- Do pole „Kopie“ uvádějte osoby, kterým e-mail zasíláte v nutném případě pouze na vědomí. Od lidí v kopii se neočekává žádná aktivita.
- Příjemce oslovujte v 5. pádě, tj. Vážený pane Nováku.
- Oslovení adresáta: Vážený(á) pane(í) Staňku (Staňková),… Dobrý den, paní Nováková, … (za přáním dobrého dne se píše čárka), Vážení, (pouze ve výjimečných případech, oslovení je neosobní).
- Uzavření e-mailu: S pozdravem ..., S přáním příjemného dne ..., Přeji Vám hezký den.
- Funkci „Odpovědět všem“ používejte uváženě, pouze v nutných případech. Pokud funkci použijete, zkontrolujte před odesláním osoby v poli „Komu“, abyste nebyli překvapeni, kdo všechno váš e-mail obdrží.
- Při přeposílání umazávejte zbytečný text a přílohy. Před odesláním zkontrolujte, co vše je v e-mailu napsáno z předchozí komunikace. Sdílení některých informací může být problematické.
- Pokud situace nevyžaduje okamžitou odpověď, odpovídejte nejpozději do 2 dnů. Pokud nejste schopni odpověď odeslat do 2 dnů, pošlete omluvný e-mail s uvedením termínu odpovědi. Odesílateli tím dáváte najevo, že je pro vás důležitý.
- Příznaky „Důležité“ a „Naléhavé“ označujte pouze skutečně důležité a naléhavé e-maily. V běžné korespondenci tyto příznaky nepoužívejte. Při nadměrném používání příznaků ztratí pro adresáta svůj význam.
- Sdělení pište stručně, nejlépe v odrážkách nebo krátkých odstavcích. Vhodná délka e-mailu je do 10 řádků (10 vět). Dlouhé e-maily adresáta odradí a většinou je nikdo nečte.
- Dodržujte českou gramatiku. U externích e-mailů nepoužívejte neznámé zkratky, emotikony a nesrozumitelný slang, e-mail potom působí neprofesionálně.
- Důležité informace zvýrazněte tučně nebo podtržením. Nepoužívejte mnoho vykřičníků a pouze jen velká písmena. Působí nátlakově a negativně.
- V jednom e-mailu uvádějte pouze jednu informaci nebo informace s ní související. Zajistíte přehlednost a snadné dohledávání v budoucnu.
- Přílohy vždy logicky pojmenujte. Doporučený formát: název verze datum. Např. Pravidla komunikace v01 20120910. Opět zajistíte přehlednost a snadné dohledávání.
- U příloh používejte standardní formáty. Nestandardní formáty nemusí adresát otevřít.
- Přílohy posílejte do velikosti 3 MB. Větší pouze po dohodě s příjemcem. Velké přílohy zmenšujte nebo ukládejte do úložiště dat.
- Nepřeposílejte hromadné e-maily.
- Vždy potvrzujte žádost o schůzku.
- Vždy potvrzujte příjem a splnění úkolu.
- U zasílání důležitých informací si vyžádejte potvrzení o přečtení.
- V případě nepřítomnosti aktivujte automatickou „Odpověď v nepřítomnosti“. Nápovědu najdete zde.
- Vždy připojte podpis.
U interní komunikace ve tvaru: jméno, funkce, telefon
- Jana Kaněvová
- garant
- M: 731 187 369
U externí komunikace ve tvaru:
- Titul, jméno, příjmení
- Funkce
- Brain Tools Group, s.r.o.
- Jaromírova 291/32
- 779 00 Olomouc
- M: +420 xxx xxx xxx
- T: +420 xxx xxx xxx
- E: xxxxxx@braintools.cz
- www.braintools.cz
Nápovědu najdete na vytvoření podpisu v MS Outlook najdete zde.